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ただひたすら書こうと思った事を書くところ

タイトルの通り、のつもり。主に技術的なこと、を書けるようになりたい。そんな大したことないことも書くかも。

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Googleカレンダーの招待に対する返信をアーカイブする

なんか元々の目的に沿ったっぽい内容になってきたぞ! Qiitaに書こうか迷ったけど、Qiitaに書くほど技術的なことでもないのでこちらに書くことに。

Googleカレンダーの招待は返信がうざったい

Googleカレンダーには「予定にゲストを招待する」という機能があります

support.google.com

Outlookでいうところの会議招集ですね。

Outlookでもまあそうなんですが、
招待に対して招待された人がステータスを返信すると、
それが都度メールで送られてきます

しかし、正直それは予定を見ればよく、他のメールが返事のメールで埋もれてうざったいことに…。 メールがそんなにないうちはまだいいですが、
頻繁にメールを出すような業務内容だと重要なメールが埋もれてしまいます

Gmailのアーカイブを活用する

Googleカレンダーの予定の招待に対する返信はGmail宛に飛んできます。
Gmailは何もしないと受信トレイ上にどんどんメールが溜まっていきます
ラベルをつけることはできますが、
ラベルをつけても受信トレイだけを見ている、という状態だと結局すべてメールが表示されます。 Thunderbirdなど適当なクライアントを使ってメールを受信しているならまだしも、
Gmail上でラベルごとにいちいち切り替えるのはなにげに結構面倒ですね…。

そこで、Gmailにはアーカイブ機能があります

普段Gmailを使っていて「アーカイブ」という文字列を目にしていても、
よくわからなくて使っていない、という人も多いのではと思います。

アーカイブについてざっくり説明すると、 メールを削除するのではなく、
受信トレイに表示させないようにする処理のことです。

受信トレイに表示させないだけで、ちゃんと検索すれば引っかかります。

これだけだと単に受信トレイを整理するくらいしか思い浮かばないかもしれませんが、
Gmailのフィルタと合わせて使用すると、
フィルタ条件に引っかかったメールを受信トレイに入れずに即アーカイブすることができます。
そんなことをして何がいいのか、
というと「受信トレイに入れないため、通知されない」というところです。

参加不参加未定のメールは都度見なくても後で確認すればよく、
都度通知されていちいち確認するのは時間の無駄です。
下にはGoogleカレンダーの招待に対する返事の場合にそれをどうやるか、
具体的な方法を記載します。

招待メールに対する返信を即アーカイブする

ざっくりと書くと、やることは下記だけです。

  1. has:attachment invite.ics subject:-{招待:}でフィルタリングする
  2. 上記でフィルタリングされたものに対して「受信トレイをスキップする」を選択する

まずはGmailの右上辺りにある*1歯車のアイコンをクリックし、
「設定」を選択
します。

次に「フィルタ」タブを選択し、「新しいフィルタを作成」をクリックします。

するとフィルタが設定できるので、
「含む」の項目に対して「has:attachment invite.ics subject:-{招待:}」を設定し、
「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

次の画面で「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを入れて、
フィルタの作成をクリック
すれば完了です。

何をしているか

上記だと何をどうしているのかわかりづらいので補足しておきます。

Gmailのフィルタでは、
フィルタリングしたメールに大していくつか処理を加える事ができます。 例えばラベルをつけたりとか。

今回は受信時にフィルタ条件に引っかかったメールに対し、
受信トレイに入れずにアーカイブする
、という処理をしています。

これ自体は単純なこと。

さて、フィルタリングのほうですが、
これはいくつかの条件を組み合わせています。

まず「has:attachment」で、添付ファイルのあるメールに絞り、
「invite.ics」で、「invite.ics」をメールの要素に含むもの
に絞り込んで
います。

なぜこんなことをしているのかというと、
予定の招待と、それに対する参加・不参加・未定の回答のメールには、
必ず招待した予定のicsファイルが添付されており、
それが「invite.ics」という名前になっているから
です。

他人からの招待メールにも「invite.ics」が添付されているため、
上記だけだと他人から予定に招待された際、
それも一緒にアーカイブしてしまいます

そのため、タイトルに「招待:」を含まないという条件を追加しています。

上記により、Googleカレンダーの招待に対する返信だけを即アーカイブさせることができます。

何かあればご指摘を

一応今のところ上記で問題発生していませんが、
これだとまずいとか、
こういうやり方もあるみたいなのがあれば、
ご教示いただけると嬉しいです。

*1:Gmailのデザイン変更が行われたりしたら場所が変わる可能性はあります。

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